La période de renégociation du True-Up peut générer des tensions pour les entreprises concernées, compte tenu des enjeux financiers importants. Bien que Microsoft ait une meilleure compréhension des licences que la plupart des clients, aucune des parties ne dispose d’une connaissance exhaustive de l’utilisation exacte des licences et de leur adéquation. Pour faciliter ce processus complexe, les experts de Mersy ont identifié 14 étapes essentielles. Découvrez dans ce nouvel article, les 7 dernières étapes.
Huitième étape – Suivre la consommation
La plupart des DSI ou des directions Achats n’ont aucune idée des licences utilisées et du nombre d’applications et de services réellement consommés, et dans quelle mesure. C’est là qu’intervient le tableau de bord « Bureau des Licences » proposé par nos consultants. Vous y trouverez tous les détails d’utilisation ainsi que les coûts. Les DSI peuvent ainsi voir le nombre d’utilisateurs inactifs et actifs, puis explorer n’importe quel service ou ensemble d’utilisateurs pour savoir exactement qui utilise quoi et quelle a été cette activité.
Neuvième étape – Prendre des mesures correctives
Savoir que vous avez un problème de licence et faire quelque chose pour y remédier sont deux choses différentes. Avec le « Bureau des Licences », vous pouvez lancer des tâches de remédiation, telles que la suppression de la licence des personnes qui n’ont jamais utilisé une application ou leur licence.
Dixième étape – Organisez votre parc de licences
La plupart des DSI n’ont pas classé leurs licences. Il peut y avoir de multiples raisons : croissance externe, DSI par pays ou décentralisée, etc. Pourtant, segmenter ses licences – et la gestion des licences – permet de consulter – et contrôler étroitement – leur utilisation et leur coût. Les coûts peuvent être filtrés par départements, domaine – ou selon la manière dont vous souhaitez les répartir.
Onzième étape – Consultez régulièrement le « Bureau des Licences »
Tous les collaborateurs qui gèrent des licences ne travaillent pas à la DSI ! C’est pourquoi le « Bureau des Licences » est un excellent moyen de conserver tous les détails dans un seul endroit facile à consulter. Nous vous recommandons de le consulter chaque semaine si vous souhaitez ajouter plus de licences, mais au moins une fois par mois pour vous assurer que les directions Métiers utilisent les licences dont elles disposent de la manière la plus proactive possible. Avec le « Bureau des Licences », les responsables peuvent facilement déterminer tout changement qu’ils pourraient souhaiter apporter au moment du True-Up, comme la rétrogradation des licences ou la modification des types de licence pour réduire le coût global.
Douzième étape – Bien connaître ses Datas
Pour réussir votre négociation, il est essentiel de recueillir au préalable les informations les plus récentes sur les licences, le matériel et les logiciels, puis de les organiser de manière accessible. Lorsque vous vous présentez à la table des négociations, avoir ces informations préalablement organisées de manière méticuleuse vous permet de savoir où vous voulez aller en termes de technologie et de licences futures, et vous positionne en tant que leader face à Microsoft. Si les représentants de Microsoft perçoivent que vous n’avez pas correctement préparé votre dossier, ils pourraient remettre en question vos revendications et demandes.
Treizième étape – Pour les grands groupes, nommez des référents par pays
Lorsqu’un groupe est présent dans de nombreux pays, il est important de désigner des référents DSI. Cette approche permet une gestion des licences étroite et minutieuse, et produit des économies importantes et une optimisation totale des licences.
Quatorzième étape – Mettre à niveau ou rétrograder activement les licences
L’optimisation des licences ne se limite pas à simplement se débarrasser des licences inutiles ou à rétrograder pour ne payer que les niveaux de licence nécessaires. Il est également possible de former les collaborateurs de votre entreprise à tirer pleinement parti des applications payantes, ce qui peut considérablement augmenter la productivité. De plus, il est possible d’identifier les licences de niveau inférieur qui doivent être mises à niveau, permettant ainsi aux utilisateurs de contribuer de manière plus complète à la productivité de votre entreprise.