La période de renégociation du True-Up peut être une source de tension pour les entreprises concernées, étant donné les enjeux financiers importants en jeu. Bien que Microsoft ait une meilleure compréhension des détails et des implications des licences que la plupart des clients, ni l’une ni l’autre des parties ne dispose d’une connaissance exhaustive de l’utilisation exacte des licences et de leur adéquation. Pour aider les entreprises à naviguer dans ce processus complexe, les experts de Mersy ont identifié 14 étapes essentielles. Dans cet article d’avril, nous examinerons les 7 premières étapes.
Il est possible de réaliser des économies considérables en identifiant les licences inactives ou non attribuées, peu importe la période du True-up concernée (qu’il s’agisse d’une renégociation de contrat en cours ou de la fin de l’année fiscale de Microsoft). Ces économies peuvent être réalisées grâce à une gestion rigoureuse des licences, en redéployant celles qui sont inutilisées, en récupérant et en réattribuant les licences inactives. Pour faciliter cette tâche, nous avons créé le Bureau des Licences (BDL) Mersy, qui permet à nos clients de mieux gérer leur parc de licences.
Première étape – Ouvrez les yeux
Les Achats considèrent que l’opacité est l’un de leurs principaux soucis. Ils ne peuvent pas visualiser clairement le nombre de licences, leur utilisation et les coûts associés. Des factures sont envoyées à chaque direction Métier par la DSI qui reçoit les factures Microsoft. Malheureusement, les directions Métier ne sont pas en mesure de concilier ou de comprendre les éléments facturés et leur justification.
Deuxième étape – Évitez les surprises
En l’absence de visibilité, les problèmes liés aux licences excessives ne se manifestent qu’au moment de la vérification annuelle de conformité de Microsoft, le True-Up. Au cours de cette vérification, la DSI, les Achats et les directions Métier sont souvent pris de court – voire choqués – par les coûts auxquels ils sont confrontés, se demandant comment le nombre de licences a pu augmenter à ce point. C’est alors que l’entreprise réalise qu’elle ne dispose pas de la visibilité nécessaire pour récupérer les licences inutilisées, inactives, en double ou désactivées. Elle n’était même pas consciente de posséder des licences qu’elle aurait pu récupérer au lieu d’en acheter de nouvelles.
Troisième étape – Adoptez les meilleures pratiques en matière de licences
Il existe de nombreuses entreprises qui se retrouvent bloquées dans un mode de réaction, ne prenant des mesures qu’au moment du True-Up, mais cela est souvent trop tard. Pour éviter d’en arriver à ce stade, il est important de mettre en place une meilleure pratique en matière de récupération des licences avant d’en commander de nouvelles, et d’être plus proactif dans la préparation de vos renouvellements True-Up. Si vous trouvez cette tâche trop complexe ou si vous manquez de ressources, n’hésitez pas à faire appel à l’un de nos experts chez Mersy.
Quatrième étape – Oubliez la solution facile (et coûteuse)
De nombreuses entreprises, qui accordent une grande importance à la fluidité de leurs activités, se contentent d’acheter des licences au fur et à mesure de leurs besoins, afin de garantir que tous les membres de leurs équipes soient couverts. En l’absence d’une solution telle que le BDL, la gestion des licences est un processus extrêmement manuel, nécessitant la création de rapports d’utilisation personnalisés. Cette tâche fastidieuse peut prendre beaucoup de temps et d’énergie.
Cinquième étape – l’approche proactive est la manière intelligente de procéder
Il est nécessaire que la DSI établisse des normes afin d’attribuer des licences appropriées à chaque direction métier et de permettre à ces dernières de surveiller l’utilisation des licences de leurs utilisateurs. Il est également important de détecter les licences inactives, inutilisées, en double, surdimensionnées et désactivées. Pour une gestion efficace des licences, il est recommandé d’élaborer de nouvelles normes et procédures, et de les gérer à l’aide du BDL, qui permet de récupérer facilement les licences et de rester dans le budget alloué. Il ne faut demander des licences supplémentaires que lorsque toutes les autres options ont été épuisées. Pour suivre cette pratique, il est important de connaître les licences disponibles et leur utilisation. Avec le BDL, un simple tableau de bord de rapport de licence peut fournir les dernières données de coût et d’utilisation.
Sixième étape – Obtenez des rapports de licence détaillés et exploitables
La compréhension de l’économie de Microsoft 365 repose sur les rapports de licence qui fournissent des informations précises sur le nombre de licences utilisées, inactives, en double ou désactivées, ainsi que sur les différents niveaux de licence. En convertissant ces rapports en KPI, vous pouvez créer des tableaux de bord de licence personnalisés, qui sont essentiels pour le reporting. Ces rapports peuvent être programmés pour une période définie et personnalisés pour chaque direction Métier, ce qui permet à la DSI de contrôler précisément les coûts liés aux licences. Chaque direction Métier peut ainsi voir les coûts et les détails d’utilisation propres à son unité, ainsi que les coûts d’opportunité.
Septième étape – Créer et exploiter des KPI
Pour cela, le plus simple est d’utiliser le BDL Mersy ! Il vous permet d’avoir une vue globale sur vos licences. Cela signifie que vous contrôlez les métriques par lesquelles vous mesurez la rentabilité des licences. Vous pouvez diviser les KPI individuels par catégories pour distinguer rapidement les données que vous souhaitez voir et accéder directement aux détails de la licence individuelle. Toutes ces données sont rapidement et facilement disponibles et apparaissent directement dans les rapports sur les licences.
La suite de nos conseils sera à découvrir dans notre newsletter de mai 2023. Vous êtes impatients et ne pouvez pas attendre la newsletter de mai 2023 pour connaître les 7 autres étapes ? Joignez un de nos consultants !