Les entreprises doivent maîtriser les licences de logiciels pour éviter de payer des pénalités aux éditeurs. Comment mettre en place une bonne gestion des licences ? Quels sont les facteurs de succès et les pièges à éviter ? Le point avec Sylvain Wallet, responsable du Pôle Achats IT au sein du cabinet Mersy.
Bien souvent, une entreprise utilise des logiciels de plusieurs éditeurs. Les grands éditeurs souhaiteraient que leurs clients utilisent uniquement leurs technologies afin de maximiser leurs chiffres d’affaires. Ils mettent en avant une compatibilité et une intégration facilitées entre tous les logiciels de leur gamme.
Concilier différents paramètres
Les entreprises, de leur côté, doivent bien souvent concilier de nombreux paramètres : le maintien en conditions opérationnelles du système d’information et son évolution, la maîtrise des risques, en ne se liant pas à un seul éditeur, les compétences disponibles sur le marché de profils sachant utiliser les logiciels et l’intégration de logiciels Métier demandée par les autres directions de l’entreprise. Les directions Achats et SI sont ainsi amenées à gérer des cas complexes de règles de licences avec plusieurs éditeurs. « La politique commerciale agressive des éditeurs et la demande croissante d’outils numériques par l’ensemble des directions de l’entreprise sont les deux principaux facteurs de la difficulté de maîtriser les coûts », explique Sylvain Wallet. « D’autres facteurs sont aussi à signaler comme par exemple, l’insécurité tarifaire des contrats ; Chaque renégociation annonce son lot de mauvaises surprises : des nouveaux bundles plus complets mais plus chers, une augmentation surprise des tarifs, la disparition des remises historiques ou encore la montée de versions obligatoires vers des plans plus onéreux. »
À cette complexité technique et commerciale des contrats de licences s’ajoute celle, croissante et mouvante, de la vie des entreprises et des DSI : fusions, acquisitions, sous-traitances, partenariats, etc. Un vrai casse-tête !
Comprendre les contrats
Pour maîtriser sa facture, la première étape consiste à cartographier les principaux enjeux financiers et les risques techniques majeurs. Cela permet de préciser le périmètre initial, qu’il convient de faire valider par le top management puisqu’il en assume la responsabilité globale. Il faut ensuite communiquer auprès des responsables des autres directions : DRH, Achats, Finances, Juridique, Communication, etc. Tous ont un rôle à jouer car ils doivent bien comprendre la nature des contrats de licence et de support directement rattachés à leur direction.
La deuxième étape est la réalisation par la DSI d’un « inventaire » comparé des licences actives et acquises pour savoir où l’on en est. « On peut initier la gestion des stocks avec des outils bureautiques si l’on n’a pas mieux sous la main dans l’immédiat mais l’inventaire des licences actives réclame quant à lui des outils spécialisés comme le bureau des licences », précise Sylvain Wallet.
Mandater un consultant externe
En effet, pour piloter l’ensemble de manière cohérente, on peut difficilement faire l’économie d’un consultant externe, un IT Contract Manager, entouré d’une équipe dédiée et d’outils spécialisés. Véritable tour de contrôle, il participe à de nombreuses activités comme :
– la gestion des contrats logiciels et des relations avec les éditeurs en partenariat avec les achats,
– la consolidation, le suivi global et la tenue à jour du patrimoine logiciel,
– l’apport de conseil, d’assistance et de rapports tous azimuts,
– la participation aux décisions structurantes.
Selon une étude du Business Software Alliance, l’accompagnement par un cabinet externe permet d’économiser jusqu’à 30% des dépenses logicielles : architectures et solutions techniques tirant profit du calcul des licences, synergies groupe pour consommer au maximum les licences acquises et recyclage systématique des licences. Une formule gagnante !