La période de renégociation des licences Microsoft True-Up approche, et avec elle, l’opportunité de réaliser des économies conséquentes. L’expertise du cabinet Mersy en optimisation de licences logicielles vous offre une série de conseils pratiques pour préparer cette échéance cruciale sans stress et avec efficacité. Découvrez comment une gestion proactive et stratégique peut transformer votre True-Up annuel en une véritable occasion d’optimiser vos ressources.

Conseil 1 : connaître votre parc de licences

Connaître précisément le nombre de licences en cours d’utilisation et leur coût est essentiel pour les DSI. Chez Mersy, grâce à la mise en place de notre plateforme Le Bureau des Licences, nous vous aidons à bien connaître votre parc de licences et ainsi établir une rétrofacturation claire et détaillée pour chaque direction Métier, éliminant ainsi les zones d’ombre.

Conseil 2 : anticiper pour ne pas être surpris

Le True-Up ne doit pas être synonyme de mauvaises surprises. Le contrat Microsoft a une durée de trois ans, avec la possibilité d’être renouvelée après chaque cycle. Dans le cadre de ce contrat, votre entreprise est tenue d’effectuer un inventaire annuel de vérification pour identifier le nombre d’ordinateurs de bureau et d’utilisateurs, de serveurs, de processeurs, d’ordinateurs et d’autres appareils qualifiés exécutant des logiciels Microsoft, et de prendre en compte toutes les licences qui peuvent avoir été ajoutés au cours des 12 mois précédents. Cet inventaire est requis à la fin de chacune des trois années de l’accord.

En comprenant le processus d’inventaire annuel et en préparant vos données en amont, vous éviterez les hausses de coûts inattendues.

Conseil 3 : éviter les achats réactifs

Trop d’entreprises, soucieuses d’assurer le bon déroulement de leurs activités, se contentent d’acheter et d’ajouter des licences selon leurs besoins, simplement pour s’assurer que tous les membres de leurs équipes sont couverts. Il n’est pas étonnant que les True-Ups réservent des surprises, comme d’importantes augmentations de coûts imprévues. Ces augmentations se produisent parce que l’entreprise n’est pas créditée pour toutes les licences inutilisées puisque l’organisation (ni Microsoft) ne connaît pas leur existence.

Conseil 4 : être proactif

La DSI doit définir des normes pour l’attribution des licences et permettre aux directions métiers d’évaluer l’utilisation réelle des outils Microsoft. Notre plateforme Le Bureau des Licences offre un tableau de bord intuitif pour suivre ces informations en temps réel.

Conseil 5 : exploiter les rapports détaillés

Les rapports de licence précis sont cruciaux pour comprendre votre consommation Microsoft 365. Transformez ces données en KPIs et personnalisez vos tableaux de bord pour un suivi optimal par département.

Conseil 6 : suivre la consommation réelle

Il est vital de connaître l’étendue réelle de l’utilisation des licences. Le Bureau des Licences vous fournit un aperçu détaillé de l’activité par utilisateur, vous permettant d’ajuster votre stratégie en conséquence.

Conseil 7 : prendre des mesures correctives

Notre plateforme vous permet d’engager des actions correctives immédiates, comme la suppression de licences non utilisées, optimisant ainsi votre investissement.

Conseil 8 : utiliser les pools de licences

La plupart des entreprises disposent de licences en un seul paquet. Une meilleure idée consiste à segmenter les licences – et la gestion des licences – via des pools. Une fois organisée de cette manière, la direction peut examiner – et contrôler étroitement – ​​les coûts du pool de licences, y compris le prix par utilisateur. Les coûts peuvent aussi être filtrés par départements, directions – ou selon la manière dont vous souhaitez les répartir.

Conseil 9 : analyser les tableaux de bord

Les tableaux de bord sont essentiels même pour ceux qui ne sont pas experts en IT. Ils centralisent toutes les informations nécessaires pour une gestion proactive des licences.

Conseil 10 : préparer vos négociations annuelles avec des données solides

Enfin, une analyse précise est votre meilleur atout lors des négociations annuelles. Avec les données organisées par Le Bureau des Licences, vous serez en position de force face à Microsoft pour discuter de votre contrat.

En suivant ces dix étapes, Mersy garantit une économie d’environ 10 % sur votre contrat Microsoft. Préparez-vous à transformer le True-Up en un moment clé pour l’optimisation de vos ressources logicielles.