Qu’il s’agisse d’un nouveau contrat ou de la renégociation d’un contrat existant, il est dans l’intérêt de votre entreprise de ne pas laisser le fournisseur contrôler les cycles de négociations. Pour ce faire, il est important de planifier et de commencer les négociations aussi tôt que possible. Tour d’horizon avec Sylvain Wallet, responsable du Pôle Achats IT au sein du cabinet Mersy.
Chaque fin d’année, les négociations avec vos éditeurs battent leur plein, la dernière ligne droite avant les fêtes est une période intense au sein des entreprises. Les deadlines de négociation ont tendance à se raccourcir. Beaucoup de fournisseurs clôture l’année fiscale le 31 décembre et les équipes commerciales doivent enregistrer les commandes et émettre les factures en un temps record.
Alors est-il possible d’échapper à cette situation ?
Chez Mersy, nous pensons que OUI.
Tout d’abord, il vous faut connaitre l’ensemble des négociations à mener. Trop de clients abordent cette période sans roadmap de négociation claire et subissent les renouvellements « imprévus » ou de dernière minute. Construire une roadmap est certes un exercice fastidieux mais qui vous permettra d’évaluer la charge de travail. Notre outil « Le bureau des licences » vous permet de classer vos contrats selon plusieurs critères : le montant de la prestation, la criticité, la date de renouvellement, la simple échéance annuelle, etc.
Équipé de cet outil, vous pouvez plus facilement démarrer et finaliser les contrats sans enjeu et vous libérer du temps pour traiter les négociations à risques, négociations que vous mènerez jusqu’au bout !
Quelques conseils pour y arriver ?
Tout d’abord, n’attendez pas que l’éditeur vous contacte. Très souvent les organisations attendent que l’éditeur fasse le premier pas (prise de contact du commercial, envoi d’une proposition de renouvellement, etc.) pour lancer la négociation. Et, « bizarrement » ces prises de contact arrivent tard, voire très tard, ce qui ne vous permet plus de réagir. Pour couper court à cette tactique de négociation, il vous faut anticiper au plus tôt ces échanges. Identifier dans « Le bureau des licences » les dates de démarrage des négociations.
Ensuite, ne céder pas trop facilement à la proposition commerciale de votre éditeur car « il vous reste du budget à consommer », le client interne a peut-être mal défini son besoin, l’éditeur a peut-être mal quantifié sa prestation et vos besoins vont peut-être évoluer donc soyez vigilant car vous allez mener une mauvaise négociation.
Enfin ne vous laisser pas impressionner par les dates de validité des offres commerciales. La plupart du temps, comme tout le reste, elles se négocient. Alors restez maitre du calendrier !