Thierry Paillette, responsable de l’expérience utilisateur (UX) chez Lactalis, partage son point de vue sur la décision de la société d’opter pour Mersy et sa plateforme Bureau des Licences pour gérer son parc de licences informatiques.
Vous êtes UX Manager au sein du groupe Lactalis, quel est votre périmètre d’activités ?
Thierry Paillette : « Je suis responsable de l’expérience utilisateur du Digital Workplace. Notre objectif est de mettre à disposition des utilisateurs un poste de travail adapté à leurs besoins, fiable, facile d’usage et avec un bon niveau d’adoption. Nos missions passent par l’innovation, la conception et le déploiement de nouveaux services, ainsi que la formation des utilisateurs. Nous gérons les licences liées au Digital Workplace et notamment le contrat de licences « Accord entreprise » Microsoft 365. Nous prenons également en charge la communication globale de la DSI.
Vous avez choisi la société Mersy pour vous accompagner, pourquoi ?
Thierry Paillette : « Notre volume de licences M365, depuis plus de 6 ans, double chaque année pour un budget qui est passé de quelques centaines de milliers d’Euros à plusieurs millions d’euros. Nous refacturons sur environ 80 pays, une vingtaine de références de licences (Office 365, EMS, M365, Project, Visio, etc.). Ces licences sont utilisées par environ 50 000 collaborateurs. Afin de permettre à chaque pays de suivre sa consommation et son budget, nous avons besoin d’une ventilation mensuelle. A date anniversaire du contrat Microsoft, nous émettons plus de 160 factures de réconciliation (prorata des licences ajoutées sur les 12 derniers mois) et d’annuité (projection sur les 12 prochains mois).
Nous devons également effectuer mensuellement un suivi des licences en stock, ou des licences affectées mais pas ou mal utilisées, afin d’optimiser et réduire les coûts.
Avant de choisir la société Mersy, j’utilisais des tableaux Excel pour gérer le suivi des licences. Chaque mois, je générais une extraction complète de la base du tenant M365 que je retravaillais sur Excel via des tableaux croisés dynamiques, pour obtenir mes indicateurs clés de performance. Cette méthode, suffisante au démarrage de notre utilisation Office 365, pour gérer quelques milliers de licences réparties sur quelques pays, s’est avérée rapidement inadaptée, complexe et chronophage. Les enjeux, notamment financiers sont devenus trop importants.
Le choix de Mersy en tant que partenaire a également été motivé par des considérations financières. Il aurait été déraisonnable d’investir dans des outils de pilotage qui auraient pu coûter aussi cher que les économies générées. Pour obtenir un bon ROI, il était nécessaire de trouver une solution en adéquation avec le potentiel d’économies à réaliser. Dans un premier temps, j’ai étudié l’usage de Power BI. Si la solution peut répondre aux besoins, notamment du fait de sa bonne intégration eu tenant Microsoft, elle requiert une maîtrise de l’outil et de la BI, que nous n’avions pas au sein de l’équipe. Une autre option était d’investir dans un outil existant du marché, mais ils couvrent des périmètres généralement beaucoup plus larges et le coût était trop élevé en raison de la facturation basée sur le nombre de licences couvertes. Lorsque vous travaillez avec des volumes importants – près de 50 000 licences chez Lactalis – ces outils deviennent prohibitifs. Nous avons donc opté pour la société Mersy, car son accompagnement et sa plateforme « Bureau des Licences » semblaient pertinents. »
Vous et vos équipes utilisez la plateforme « Bureau des Licences » de la société Mersy, pouvez-vous nous faire un feedback Utilisateur de la plateforme ?
Thierry Paillette : Le contrat avec la société Mersy offre bien plus qu’un simple retour d’expérience Utilisateur. Tout d’abord, il m’a permis de mettre fin aux tableaux Excel pour la gestion du parc de licences. Ensuite, la plateforme s’appuie également sur un outil BI, comme PowerBI, directement connecté à notre tenant, mais l’intérêt réside dans les indicateurs générés par les consultants de Mersy. Ils possèdent une expertise précieuse pour développer des indicateurs clés de performance, pertinents par rapport à notre approche client. Au début de notre partenariat, la société Mersy a pu mettre en place rapidement des indicateurs clés via le « Bureau des licences », et ensuite, nous avons personnalisé l’outil en fonction de nos échanges et de nos besoins spécifiques. Nous avons intégré dans l’outil toutes nos entités répartis selon différentes clés – par zone, pays ou encore par responsable. Aujourd’hui, nous pouvons organiser les données comme nous le souhaitons. Nous avons mis également en place un classement des économies potentielles, ce qui nous permet d’identifier précisément les entités où des économies importantes peuvent être réalisées. Le « Bureau des Licences » détecte par exemple les licences affectées mais non utilisées depuis x jours, ce qui nous permet de réduire et optimiser le nombre de licences consommées. Nous contactons systématiquement le responsable de l’entité pour l’encourager à optimiser son parc de licences et réduire ses couts. Nous l’assistons en lui indiquant les actions à mettre en place, car la gestion et la compréhension des différents bundles de licences Microsoft est complexe. La plupart des responsables IT ne maîtrisent pas suffisamment cette complexité. Au-delà de l’accès à l’outil Bureau des Licences, une expertise sur le licensing Microsoft est nécessaire pour mettre en place des actions de suivi et optimisation adéquates. »