Depuis quelques années, on assiste à une prise de conscience des directions d’Achats sur l’impérieuse nécessité d’implanter durablement et d’organiser professionnellement la fonction de contract manager pour la gestion du contrat des licences logicielles. Tour d’horizon sur cette fonction vouée à un bel avenir !
Le contract manager, également connu sous le nom de gestionnaire de contrats, est un véritable pilier dans la gestion des engagements contractuels au sein des entreprises. Ce professionnel s’occupe de chaque étape du cycle de vie du contrat avec votre fournisseur IT, veillant à sa profitabilité et à son bon déroulement. La polyvalence est le maître-mot pour décrire son rôle. Il jongle avec les différents aspects juridiques, financiers et commerciaux du contrat s’assurant ainsi que toutes les dimensions sont prises en compte pour une gestion optimale. Du point de vue juridique, il analyse la portée, les enjeux et les risques potentiels de chaque phase du contrat. De plus, il s’attelle à rassembler tous les documents contractuels nécessaires, des accords de confidentialité aux garanties diverses, pour garantir la solidité de l’accord.
La rédaction du contrat et la négociation des obligations contractuelles représentent également une part essentielle du travail du contract manager. En tant que représentant de l’entreprise, il guide le responsable IT dans l’élaboration du contrat, veillant à ce que les intérêts de l’entreprise soient protégés tout au long du processus.
Mais le rôle du contract manager ne se limite pas à la phase de préparation et de négociation. Il est un véritable partenaire de la DSI. Les responsables IT bénéficient de son soutien pour une gestion optimale des différents projets d’achats ou de renégociation des licences informatiques. Grâce à ses compétences et à sa présence, l’équipe IT peut avancer plus rapidement et plus efficacement, évitant ainsi les écueils potentiels.
Pendant l’exécution du contrat, le contract manager joue un rôle clé en représentant l’entreprise, veillant à la bonne exécution de l’accord et protégeant les intérêts de son employeur. En cas de non-respect du contrat, que ce soit des infractions, des augmentations tarifaires (lire notre article « Préparez-vous pour votre True-up annuel » ou un contentieux naissant, il intervient pour résoudre les litiges et agit en tant qu’intermédiaire entre les parties impliquées. De plus, face à des changements réglementaires, il prend en charge la redéfinition des modalités de paiement ou la rédaction d’avenants pour garantir la conformité et la continuité de l’accord.
Le cycle de vie d’un contrat ne se termine pas avec sa clôture. À l’échéance, le contract manager effectue une évaluation approfondie des résultats et des performances du contrat. Il procède à une analyse financière pour mesurer sa rentabilité et recueille des retours d’expérience qui serviront à améliorer les futurs contrats. La gestion des garanties et des obligations post-contrat, ainsi que l’archivage des documents contractuels, font également partie de ses responsabilités. Enfin, il apporte un soutien et des conseils aux équipes internes pour les contrats en cours ou à venir.